Video Property Mebel - Komunikasi Bisnis
Group 7
- Melia
- Putri Amalia H
- Septi Ayu Windani
Rabu, 01 Juni 2016
Komunikasi Lisan dan Negoisasi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Istilah komunikasi berasal dari bahasa inggris yaitu communication, sedangkan dari bahasa latin adalah comunicatus yang mempunyai arti berbagai atau menjadi milik bersama. Komunikasi diartikan sebagai proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut.
Ilmu komunikasi adalah ilmu pengethuan sosial yang bersifat multidisipliner, olehnya itu tidak bias menghindari perspektif dari beberapa ahli yang tertarik pada kajian tentang komunikasi, sehingga pengertian dan definisi komunikasi menjadi semakain banyak dan beragam, tetapi pada dasarnya semua itu bersi fat saling melengkapi dan menyempurnakan.
Komunikasi secara umum adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan, pengelolaan pesan yang terjadi dalam diri seseorang dan atau diantara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Artinya bahwa komunikasi tersebut adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan, dan pengolahan pesan. Setiap pelaku komunikasi dengan demikian akan melakukan empat tindakan yaitu : membentuk, menyampaikan, menerima dan mengolah pesan. Ke-empat tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan. Membentuk pesan artinya menciptakan sesuatu idea atau gagasan. Ini terjadi dalam benak kepala seseorang melalui proses kerja system syaraf. Pesan yang telah terbentuk ini kemudian disampaikan kepada orang lain baik secara langsung ataupun tidak langsung. Bentuk dan mengirim pesan, seseorang akan menerima pesan yang disampaikan oleh orang lain. Pesan yang diterimanya ini kemudian akan diolah melalui sistem syaraf dan diinterpretasikan. Setelah diinterpretasikan, pesan tersebut dapat menimbulkan tanggapan atau reaksi dari orang tersebut. Apabila ini terjadi, maka si orang tersebut kembali akan membentuk dan menyampaikan pesan baru.
Pesan adalah produk utama komunikasi. Pesan berupa lambang-lambang yang menjalankan ide/gagasan, sikap, perasaan, praktik atau tindakan. Bisa berbentuk kata-kata tertulis, lisan, gambar-gambar, angka-angka, benda, gerak-gerik atau tingkah laku dan berbagai bentuk tanda-tanda lainnya.
Negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang ber-beda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kuka negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
BAB II
PEMBAHASAN
Komunikasi adalah sebuah cara yang digunakan dalam menyampaikan pesan atau ransangan yang terbentuk melalui sebuah proses yang melibatkan dua orang atau lebih. Dimana satu sama lain memiliki peran dalam membuat peran, mengubah isi dan makna, merespon pesan atau rangsan tersebut. Didalam komunikasi tersebut terdapat komunikator dan komunikan, komunikator ialah suatu kelompok ataupun seseorang yang menyampikan gagasan, perasaan, atau pemikirannya kepada orang lain.sedangkan arti komunikan ialah pihak yang menjadi target atau sasaran dari suatau pesan yang dikiramkan oleh komunikator (Effendy : 2000)
Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang efektif dan tepat sasaran agar terjalin komunikasi yang efektif antara komunikator dan komunikan, berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan :
Komunikasi efektif diawali dengan penetapan kode (encoding) atau simbol agar pesan dapat diterima serta dipahami dengan baik oleh komunikan.
Decoding adala suau kemampuan komunikan untuk memahami suatu pesan yang diterimanya. Oleh karena itu, sangat penting memahami komunikan guna menentukan cara penyampaian dan gaya bahasa yang sesuai dengan mereka.
Konteks komunikasi yaitu : ruang, tempat, dan kepada siapa kita melakukan komunikasi termasuk disini level komunikasi baik itu komunikasi pribadi, kelompok, organisasi, maupun massa
Bahasa Tubuh meliputi postur, posisi tangan dan lengan, kontak mata maupun ekspresi wajah. Bahasa tubuh yang sesuai dapat meningkatkan pemahaman.
Gangguan atau hambatan (emosi). Jika komunikator marah, kemampuannya mengirimkan pesan efektif akan berpengaruh negatif. Begitupun komunikan dalam keadaaan kecewa.
Pikiran terbuka. Menghargai pendapat dan pandangan orang lain, menunjukan empati dan dengan berusaha memahami sistuasi atau masalah perspektif orang lain. Jangan terburu menilai atau mengkritik orang lain.
Menjadi pendengar yang baik atau aktif akan membantu kita memahami pemikiran dan perasaan orang lain.
Pastikan kita memahami ucapan orang lain dengan melakukan konfirmasi. Maksudnya, kita bisa mengulang apa yang diucapkan orang lain sekaligus klarifikasi.
2.1. KOMUNIKASI
2.1.1. BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Pada dasarnya terdapat dua bentuk komunikasi :
1. Komunikasi verbal.
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis. Untuk menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain secara tertulis maupun lisan. Sifat komunikasi verbal ini adalah memuliki struktur yang teratur dan terorganisasi yang baik, sehingga tujuan penyampaian pesan utamanya pesan bisnis dapat tercapai. Misalnya saja :
- Membuat dan mengirim surat pengantar barang
- Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan
- Membuat surat permintaan barang
- Surat pemesanan barang
- Suratpenawaran barang
Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada ketrampilan sesorang dalam mengirim atau menerima pesan. Secara umum untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis sesorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
2. Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang dilakukan manusia bukan dengan menggunakan kata-kata, melainkan dengan menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language). Misalkan saja :
- Menggertakan gigi sebagai tanda sedang marah.
- Mengerutkan dahi sebagai tanda sedang berpikir keras
- Gambar pria dan wanita yang dipasang dipintu toilet
- Menganggukan kepala sebagai tanda mengiyakan atau mengerti
- dll.
2.1.2. PROSES KOMUNIKASI BISNIS
Bovee dan Thill dalam buku bussines Comunication Today mengemukakan proses komunikasi terdiri atas :
1. Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan
2. Pengirim mengubah ide menjadi gagasan
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima oesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik
2.1.3. MASALAH DALAM PROSES KOMUNIKASI
Faktor-faktor penghambat dalam proses komunikasi dapat dikelompokkan dalam empat kelompok :
1. Masalah dalam mengembangkan pesan
Sumber masalah pentimng dalam mengembangkan pesan adalah dalam memformulasikan pesan, antaranya adalah munculya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dalam audance, adanya pertentangan emosional, sulit mengekspresikan idea tau gagasan. dll
2. Masalah dalam menyampaikan pesan
Masalah yang paling jelas disini adalah factor fisik. Misalnya saja terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound sistym, dll. Atau biasanya juga terjadi apabila dua pesan yang disampaikan memiliki pemahaman yang saling berlawanan atau bermakna ganda.
3. Masalah dalam menerima pesan
Masalah yang muncul dalam menerima pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, bising, dll.
4. Masalah dalam menafsirkan pesan
Perbedaan penafsiran terjadi dilatarbelakangi oleh :
a. Perbedaan latar belakang
b. Perbedaan penafsiran kata
c. Perbedaan reaksi emosional
2.1.4. MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG BAIK
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan antara lain :
a. Kesamaan persepsi
b. Ketepatan (sasaran audience/penerima)
c. Kredibilitas (menyangkut karakteristik penerima pesan)
d. Pengendalian (ketika ada reaksi dari penerima pesan)
e. Keharmonisan (hubungan yang baik dengan penerima pesan)
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai permasalahan/hambatan yang dihadapai dalam komunikasi. Olehnya itu perlu memperhatikan :
a. Membuat sustu pesan secara hati-hati
b. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
c. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima.
2.2. NEGOISASI
2.2.1. PROSES NEGOSIASI
Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. (oliver). Pakar lain mengatakan bahwa negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama.(Casse). Sementara Stephen Kozicki mengemukakan Negosiasi adalah sustu seni dalam mencapai persetujuan dengan memecahkan berbagai perbedaan melalui kreatifitas. Tujuan negosiasi adalah antara lain :
1. Untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak
2. Untuk memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak
3. Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian, atau memecahkan problem lain.
Dalam melakukan negosiasi terdapat 6 tahapan yang penting yang harus dilakukan :
1. Persiapan meliputi :
- Mengumpulkan informasi
- Menentukan tim negosiasi
- Mengusahakan lebih banyak mengenal profil pihk lawan, tujuannya adalah menumbuhkan kepercayaan diri dan kesiapan dalam melakukan negosiasi.
2. Kontak pertama
- Tahap ini adalah tahap pertemuan secara langsung abtara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi.
- Tahap penilaian yang berlangsung diantara para negosiator dan biasanya pada tahap ini akan memunculkan kesan pertama antara kedua belah pihak.
3. Konfrontasi
- Tahap ini adalah tahap dimana sering terjadinya adu argumentasi antara kedua pihak terhadap segala sesuatu yang dinegosiasikan.
- Pada tahap ini terdpat perbedaan dan potensi perdebatan yang semakin memanas dan biasanya tidak terkendali disebabkan oleh kurangnya pengendalian emosi.
4. Konsiliasi
Bentuk konsoliasi adalah melakukan tawar menawar untuk memperoleh titik temu atau kesepakatan yang betul-betul disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak. Seperti halnya proses tawar menawar antara penjual dan pembeli.
5. Solusiahap
Dimana kedua belah pihak mulai saling menerima dan memberi, atau dimana para negosiator mulai menemukan titik kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing-masing dengan mengembangkan sikap relasional yaitu sikap yang selalu berorientasi untuk menanggung bersama dan selalu menumbuhkan sikap saling member solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
6. Pasca Negosiasi
Tahap ini adalah tahap terakhir dari negosiasi yaitu bentuk konsolidasi bagi kedua belah pihak, apakah masing-masing pihak benar-benar memiliki komitmen atas segala yang telah disepakati bersama.
2.2.2. KETRAMPILAN BERNEGOSIASI
Terdapat 2 jenis ketrampilan bernegosiasi yaitu :
1. Convensional skill meliputi :
a. Menggunakan pertanyaan terbuka
b. Menafsirkan atau merumuskan kembali perkataan negosiator lawan dengan kata-kata sendiri
c. Diam setelah suatu pertanyaan dibuat oleh lawan negosiator.
d. Menyimpulkan dari waktu kewaktu, dan membuat catatan penting selama negosiasi
e. Menyatakan perasaan dan emosi untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa percaya diri.
2. Nonconvensional skill cirri-cirinya meliputi :
a. Menunjukkan salah pengertian tentang maksud pihak lawan dengan perumusan ulang pertanyaan dan kesimpulan yang salah.
b. Membesar-besarkan apa yang dikatakan oleh negosiator lawan
c. Menggunakan kata-kata yang over stateman seperti selalu, tidak pernah,tidak mungkin, dll.
d. Membuat gerakan yang tak terduga, misalnya beralih ke hal lain tanpa diduga.
e. Menghujani pihak lawan dengan banyak pertanyaan atau bias jua terlalu banyak informasi yang menimbulkan kebingungan.
2.2.3. TIPE NEGOSIATOR
Berikut ini adalah tipe-tipe negosiator yang sering kali kita jumpai dalam melakukan komunikasi bisnis :
a. Negosiator crang yaitu hanya memikirkan bagaimana untuk menang dalam negosiasi dan menghalalkan segala cara untuk mengalahkan lawan.
b. Negosiator professional yaitu orang yang melakukan negosiasi yang mengetahui pokok permasalahan yang akan dinegosiasikan dan juga tahu bagaimana memperoleh apa yang diinginkan, memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang baik, dan mengetahui banyak tentang profil lawan negosiasi.
c. yang Negosiator Bodoh yaitu negosiator yang cenderung menghendaki kekalahan untuk medua belah pihak, yang penting baginya adalah tidak ada yang menang diantara keduanya.
d. Negosiator Naif yaitu orang yang melakukan negosiasi namun tidak siap, dan tidak tahu pokok persoalan yang dinegosiasikan, cenderung percaya begitu saja terhadap lawan, dan kalau perlu beredia meberikan apa saja yang diminta lawan negosiator.
2.3. KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOISASI
2.3.1. Komunikasi Lisan dalam Rapat
Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
- Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
- Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.
- Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
- Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
2.3.2. Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.
2.3.3. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
a. Komunikasi adalah upaya yang bertujuan untuk mencari kebersamaan. Jika dua orang berkomunikasi maka pemahaman yang sama terhadap pesan yang saling dipertukarkan adalah tujuan yang diinginkan oleh
keduanya.
b. Komunikasi tersebut adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan, dan pengolahan pesan. Setiap pelaku komunikasi dengan demikian akan melakukan empat tindakan yaitu : membentuk, menyampaikan, menerima dan mengolah pesan. Ke-empat tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan.
c. Proses komunikasi meliputi :
- Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan
- Pengirim mengubah ide menjadi gagasan
- Pengirim menyampaikan pesan
- Penerima menerima pesan
- Penerima menafsirkan pesan
- Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik
d. Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. (oliver).
e. Tujuan negosiasi adalah antara lain :
- Untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak
- Untuk memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak
- Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian, atau memecahkan problem lain.
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Istilah komunikasi berasal dari bahasa inggris yaitu communication, sedangkan dari bahasa latin adalah comunicatus yang mempunyai arti berbagai atau menjadi milik bersama. Komunikasi diartikan sebagai proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut.
Ilmu komunikasi adalah ilmu pengethuan sosial yang bersifat multidisipliner, olehnya itu tidak bias menghindari perspektif dari beberapa ahli yang tertarik pada kajian tentang komunikasi, sehingga pengertian dan definisi komunikasi menjadi semakain banyak dan beragam, tetapi pada dasarnya semua itu bersi fat saling melengkapi dan menyempurnakan.
Komunikasi secara umum adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan, pengelolaan pesan yang terjadi dalam diri seseorang dan atau diantara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Artinya bahwa komunikasi tersebut adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan, dan pengolahan pesan. Setiap pelaku komunikasi dengan demikian akan melakukan empat tindakan yaitu : membentuk, menyampaikan, menerima dan mengolah pesan. Ke-empat tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan. Membentuk pesan artinya menciptakan sesuatu idea atau gagasan. Ini terjadi dalam benak kepala seseorang melalui proses kerja system syaraf. Pesan yang telah terbentuk ini kemudian disampaikan kepada orang lain baik secara langsung ataupun tidak langsung. Bentuk dan mengirim pesan, seseorang akan menerima pesan yang disampaikan oleh orang lain. Pesan yang diterimanya ini kemudian akan diolah melalui sistem syaraf dan diinterpretasikan. Setelah diinterpretasikan, pesan tersebut dapat menimbulkan tanggapan atau reaksi dari orang tersebut. Apabila ini terjadi, maka si orang tersebut kembali akan membentuk dan menyampaikan pesan baru.
Pesan adalah produk utama komunikasi. Pesan berupa lambang-lambang yang menjalankan ide/gagasan, sikap, perasaan, praktik atau tindakan. Bisa berbentuk kata-kata tertulis, lisan, gambar-gambar, angka-angka, benda, gerak-gerik atau tingkah laku dan berbagai bentuk tanda-tanda lainnya.
Negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang ber-beda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kuka negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
BAB II
PEMBAHASAN
Komunikasi adalah sebuah cara yang digunakan dalam menyampaikan pesan atau ransangan yang terbentuk melalui sebuah proses yang melibatkan dua orang atau lebih. Dimana satu sama lain memiliki peran dalam membuat peran, mengubah isi dan makna, merespon pesan atau rangsan tersebut. Didalam komunikasi tersebut terdapat komunikator dan komunikan, komunikator ialah suatu kelompok ataupun seseorang yang menyampikan gagasan, perasaan, atau pemikirannya kepada orang lain.sedangkan arti komunikan ialah pihak yang menjadi target atau sasaran dari suatau pesan yang dikiramkan oleh komunikator (Effendy : 2000)
Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang efektif dan tepat sasaran agar terjalin komunikasi yang efektif antara komunikator dan komunikan, berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan :
Komunikasi efektif diawali dengan penetapan kode (encoding) atau simbol agar pesan dapat diterima serta dipahami dengan baik oleh komunikan.
Decoding adala suau kemampuan komunikan untuk memahami suatu pesan yang diterimanya. Oleh karena itu, sangat penting memahami komunikan guna menentukan cara penyampaian dan gaya bahasa yang sesuai dengan mereka.
Konteks komunikasi yaitu : ruang, tempat, dan kepada siapa kita melakukan komunikasi termasuk disini level komunikasi baik itu komunikasi pribadi, kelompok, organisasi, maupun massa
Bahasa Tubuh meliputi postur, posisi tangan dan lengan, kontak mata maupun ekspresi wajah. Bahasa tubuh yang sesuai dapat meningkatkan pemahaman.
Gangguan atau hambatan (emosi). Jika komunikator marah, kemampuannya mengirimkan pesan efektif akan berpengaruh negatif. Begitupun komunikan dalam keadaaan kecewa.
Pikiran terbuka. Menghargai pendapat dan pandangan orang lain, menunjukan empati dan dengan berusaha memahami sistuasi atau masalah perspektif orang lain. Jangan terburu menilai atau mengkritik orang lain.
Menjadi pendengar yang baik atau aktif akan membantu kita memahami pemikiran dan perasaan orang lain.
Pastikan kita memahami ucapan orang lain dengan melakukan konfirmasi. Maksudnya, kita bisa mengulang apa yang diucapkan orang lain sekaligus klarifikasi.
2.1. KOMUNIKASI
2.1.1. BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Pada dasarnya terdapat dua bentuk komunikasi :
1. Komunikasi verbal.
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis. Untuk menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain secara tertulis maupun lisan. Sifat komunikasi verbal ini adalah memuliki struktur yang teratur dan terorganisasi yang baik, sehingga tujuan penyampaian pesan utamanya pesan bisnis dapat tercapai. Misalnya saja :
- Membuat dan mengirim surat pengantar barang
- Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan
- Membuat surat permintaan barang
- Surat pemesanan barang
- Suratpenawaran barang
Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada ketrampilan sesorang dalam mengirim atau menerima pesan. Secara umum untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis sesorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
2. Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang dilakukan manusia bukan dengan menggunakan kata-kata, melainkan dengan menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language). Misalkan saja :
- Menggertakan gigi sebagai tanda sedang marah.
- Mengerutkan dahi sebagai tanda sedang berpikir keras
- Gambar pria dan wanita yang dipasang dipintu toilet
- Menganggukan kepala sebagai tanda mengiyakan atau mengerti
- dll.
2.1.2. PROSES KOMUNIKASI BISNIS
Bovee dan Thill dalam buku bussines Comunication Today mengemukakan proses komunikasi terdiri atas :
1. Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan
2. Pengirim mengubah ide menjadi gagasan
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima oesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik
2.1.3. MASALAH DALAM PROSES KOMUNIKASI
Faktor-faktor penghambat dalam proses komunikasi dapat dikelompokkan dalam empat kelompok :
1. Masalah dalam mengembangkan pesan
Sumber masalah pentimng dalam mengembangkan pesan adalah dalam memformulasikan pesan, antaranya adalah munculya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dalam audance, adanya pertentangan emosional, sulit mengekspresikan idea tau gagasan. dll
2. Masalah dalam menyampaikan pesan
Masalah yang paling jelas disini adalah factor fisik. Misalnya saja terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound sistym, dll. Atau biasanya juga terjadi apabila dua pesan yang disampaikan memiliki pemahaman yang saling berlawanan atau bermakna ganda.
3. Masalah dalam menerima pesan
Masalah yang muncul dalam menerima pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, bising, dll.
4. Masalah dalam menafsirkan pesan
Perbedaan penafsiran terjadi dilatarbelakangi oleh :
a. Perbedaan latar belakang
b. Perbedaan penafsiran kata
c. Perbedaan reaksi emosional
2.1.4. MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG BAIK
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan antara lain :
a. Kesamaan persepsi
b. Ketepatan (sasaran audience/penerima)
c. Kredibilitas (menyangkut karakteristik penerima pesan)
d. Pengendalian (ketika ada reaksi dari penerima pesan)
e. Keharmonisan (hubungan yang baik dengan penerima pesan)
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai permasalahan/hambatan yang dihadapai dalam komunikasi. Olehnya itu perlu memperhatikan :
a. Membuat sustu pesan secara hati-hati
b. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
c. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima.
2.2. NEGOISASI
2.2.1. PROSES NEGOSIASI
Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. (oliver). Pakar lain mengatakan bahwa negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama.(Casse). Sementara Stephen Kozicki mengemukakan Negosiasi adalah sustu seni dalam mencapai persetujuan dengan memecahkan berbagai perbedaan melalui kreatifitas. Tujuan negosiasi adalah antara lain :
1. Untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak
2. Untuk memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak
3. Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian, atau memecahkan problem lain.
Dalam melakukan negosiasi terdapat 6 tahapan yang penting yang harus dilakukan :
1. Persiapan meliputi :
- Mengumpulkan informasi
- Menentukan tim negosiasi
- Mengusahakan lebih banyak mengenal profil pihk lawan, tujuannya adalah menumbuhkan kepercayaan diri dan kesiapan dalam melakukan negosiasi.
2. Kontak pertama
- Tahap ini adalah tahap pertemuan secara langsung abtara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi.
- Tahap penilaian yang berlangsung diantara para negosiator dan biasanya pada tahap ini akan memunculkan kesan pertama antara kedua belah pihak.
3. Konfrontasi
- Tahap ini adalah tahap dimana sering terjadinya adu argumentasi antara kedua pihak terhadap segala sesuatu yang dinegosiasikan.
- Pada tahap ini terdpat perbedaan dan potensi perdebatan yang semakin memanas dan biasanya tidak terkendali disebabkan oleh kurangnya pengendalian emosi.
4. Konsiliasi
Bentuk konsoliasi adalah melakukan tawar menawar untuk memperoleh titik temu atau kesepakatan yang betul-betul disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak. Seperti halnya proses tawar menawar antara penjual dan pembeli.
5. Solusiahap
Dimana kedua belah pihak mulai saling menerima dan memberi, atau dimana para negosiator mulai menemukan titik kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing-masing dengan mengembangkan sikap relasional yaitu sikap yang selalu berorientasi untuk menanggung bersama dan selalu menumbuhkan sikap saling member solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
6. Pasca Negosiasi
Tahap ini adalah tahap terakhir dari negosiasi yaitu bentuk konsolidasi bagi kedua belah pihak, apakah masing-masing pihak benar-benar memiliki komitmen atas segala yang telah disepakati bersama.
2.2.2. KETRAMPILAN BERNEGOSIASI
Terdapat 2 jenis ketrampilan bernegosiasi yaitu :
1. Convensional skill meliputi :
a. Menggunakan pertanyaan terbuka
b. Menafsirkan atau merumuskan kembali perkataan negosiator lawan dengan kata-kata sendiri
c. Diam setelah suatu pertanyaan dibuat oleh lawan negosiator.
d. Menyimpulkan dari waktu kewaktu, dan membuat catatan penting selama negosiasi
e. Menyatakan perasaan dan emosi untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa percaya diri.
2. Nonconvensional skill cirri-cirinya meliputi :
a. Menunjukkan salah pengertian tentang maksud pihak lawan dengan perumusan ulang pertanyaan dan kesimpulan yang salah.
b. Membesar-besarkan apa yang dikatakan oleh negosiator lawan
c. Menggunakan kata-kata yang over stateman seperti selalu, tidak pernah,tidak mungkin, dll.
d. Membuat gerakan yang tak terduga, misalnya beralih ke hal lain tanpa diduga.
e. Menghujani pihak lawan dengan banyak pertanyaan atau bias jua terlalu banyak informasi yang menimbulkan kebingungan.
2.2.3. TIPE NEGOSIATOR
Berikut ini adalah tipe-tipe negosiator yang sering kali kita jumpai dalam melakukan komunikasi bisnis :
a. Negosiator crang yaitu hanya memikirkan bagaimana untuk menang dalam negosiasi dan menghalalkan segala cara untuk mengalahkan lawan.
b. Negosiator professional yaitu orang yang melakukan negosiasi yang mengetahui pokok permasalahan yang akan dinegosiasikan dan juga tahu bagaimana memperoleh apa yang diinginkan, memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang baik, dan mengetahui banyak tentang profil lawan negosiasi.
c. yang Negosiator Bodoh yaitu negosiator yang cenderung menghendaki kekalahan untuk medua belah pihak, yang penting baginya adalah tidak ada yang menang diantara keduanya.
d. Negosiator Naif yaitu orang yang melakukan negosiasi namun tidak siap, dan tidak tahu pokok persoalan yang dinegosiasikan, cenderung percaya begitu saja terhadap lawan, dan kalau perlu beredia meberikan apa saja yang diminta lawan negosiator.
2.3. KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOISASI
2.3.1. Komunikasi Lisan dalam Rapat
Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
- Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
- Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.
- Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
- Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
2.3.2. Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.
2.3.3. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
a. Komunikasi adalah upaya yang bertujuan untuk mencari kebersamaan. Jika dua orang berkomunikasi maka pemahaman yang sama terhadap pesan yang saling dipertukarkan adalah tujuan yang diinginkan oleh
keduanya.
b. Komunikasi tersebut adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan, dan pengolahan pesan. Setiap pelaku komunikasi dengan demikian akan melakukan empat tindakan yaitu : membentuk, menyampaikan, menerima dan mengolah pesan. Ke-empat tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan.
c. Proses komunikasi meliputi :
- Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan
- Pengirim mengubah ide menjadi gagasan
- Pengirim menyampaikan pesan
- Penerima menerima pesan
- Penerima menafsirkan pesan
- Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik
d. Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. (oliver).
e. Tujuan negosiasi adalah antara lain :
- Untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak
- Untuk memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak
- Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian, atau memecahkan problem lain.
Langganan:
Postingan (Atom)